ERP - najważniejsze informacje

Najczęściej spotykaną wersją definicji ERP jest:

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ang. enterprise resource planning – ERP) – metoda efektywnego planowania zarządzania całością zasobów przedsiębiorstwa.

​W dużej mierze ta definicja jest dość klarowna i kompletna. Jednocześnie pozostawia za sobą bardzo dużo znaków zapytania na które teraz postaramy się odpowiedzieć. Więc czym jest system ERP tak w praktyce?  

System ERP to dedykowane oprogramowanie, stworzone z myślą o wspieraniu Cię w codziennej pracy oraz efektywnym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Wdrożenie systemu powinno odpowiadać na konkretne potrzeby Twojej firmy, takie jak zarządzanie gospodarką magazynową, procesem sprzedaży czy zakupów.​

​Systemy ERP są dedykowane dla firmy bez znaczenia na ich wielkość czy profesję. Oczywiście w takich systemach znajdują się moduły odpowiedzialne za konkretne sektory przedsiębiorstwa jak np. księgowość, magazyn czy sprzedaż ale bardzo często można je modyfikować lub dodawać nowe, własne które będą adresowały indywidualne potrzeby przedsiębiorcy. 

​To może być najtrudniejsza część procesu wyboru systemu ERP dla Twojej firmy. Proponujemy, aby w procesie decyzyjnym uwzględnić następujące elementy:

• jak wygląda proces wdrożenia,
• jak wygląda proces szkolenia zespołu,
• jakie są realne terminy wdrożenia,
• Jak wiele potrzeb system ERP jest w stanie rozwiązać?
• Jak dużo pracy trzeba włożyć, aby dostosować system do Twoich potrzeb?
• Jak wygląda serwisowanie systemu?
• Czy obsługa systemu generuje stałe koszty? Jeśli tak, to w jakiej wysokości?
• Jaki jest koszt wdrożenia i co obejmuje podstawowy koszt wdrożeniowy?

Kolejność tych elementów nie jest przypadkowa. Ważne jest, aby w pierwszej kolejności skupić się na elementach, które pozwolą na jak najsprawniejsze wdrożenie nowego oprogramowania. Często początkowa oszczędność może prowadzić do większych kosztów, przez co całość wdrożenia okaże się droższa niż mniej konkurencyjna oferta.

Oto poprawiona wersja:

Najważniejsze czynniki wpływające na koszt wdrożenia systemu ERP to:

• rozmiar przedsiębiorstwa,
• zakres wdrożenia,
• Dostawca systemu ERP,
• dodatkowe integracje,
• szkolenie personelu,
• Infrastruktura IT.

Chcielibyśmy jednak obalić mit, że wdrożenie systemu ERP jest bardzo drogie. Często firmy decydują się na wdrożenie takiego systemu, gdy ich przedsiębiorstwo ma już kilka działów oraz wielu pracowników, co wpływa na koszt wdrożenia. Aby tego uniknąć, warto pomyśleć o wdrożeniu systemu ERP na jak najwcześniejszym etapie. Pozwoli to na naturalną propagację wiedzy na temat systemu wśród nowych pracowników, co może obniżyć koszt wdrożenia.

Poniżej kilka porad, jak zaoszczędzić na wdrożeniu systemu ERP:

• Zaadresuj jak najwięcej potrzeb firmy już na wstępie – pomoże to w bardziej precyzyjnej wycenie wdrożenia.
• Przygotuj się do wdrożenia jak najlepiej – wszystkie informacje na temat działania Twojej firmy będą kluczowe w tym procesie, więc miej je pod ręką.
• Wybierz system ERP w pakiecie najlepiej dopasowanym do Twoich potrzeb. Weż pod uwagę prognozowany rozwoj, ale nie daj się złapać w pułapkę nowych możliwości. 
• Określ precyzyjny cel wdrożenia oraz punkty pomiarowe – pomoże to w dokładnym oszacowaniu czasu rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz bieżącego statusu, co pozwoli na ocenę efektywności pracy.
• Rozważ skorzystanie z dodatkowego systemu OMS np. Baselinker ograniczając liczbę wymaganych integracji. 

Główne etapy, z których składa się większość wdrożeń systemu ERP, to:

• analiza potrzeb klienta,
• przygotowanie prezentacji oferowanych rozwiązań,
• Opracowanie mapy procesów,
• przygotowanie systemu do wdrożenia - pierwsza konfiguracja,
• testy przed wdrożeniowe,
• wdrożenie,
• wsparcie po wdrożeniowe,

To jedynie ogólny zarys etapów wdrożenia systemu ERP. Każdy z tych etapów zawiera wiele szczegółowych czynności, które muszą zostać wykonane, aby wdrożenie przebiegło pomyślnie. Przebieg procesu może się również różnić w zależności od firmy wdrożeniowej i jej metodologii pracy.

​W tym miejscu przedstawiamy korzyści, które naszym zdaniem są najbardziej istotne:

• kontrola nad przedsiębiorstwem - w tym kontrola przebiegu pracy oraz tzw. cashflow,
• Wzrost efektywności – określony proces wraz z odpowiednimi wskaźnikami umożliwia skuteczniejsze zarządzanie efektywnością i wydajnością.
• ograniczone wydatki - często wraz w wdrożeniem systemu ERP wdrażamy rozwiązania automatyzujące, które pozwalają zaoszczędzić czas Twój i Twoich pracowników,
• standaryzacja - system ERP ułatwia i zachęca do standaryzacji procesów.
• automatyzacja - jeden z kluczowych elementów procesu wdrożenia ERP. Możesz przeczytać o tym więcej tutaj.

Proces wdrożenia systemu ERP jest skomplikowany, co wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów na każdym jego etapie. Poniżej przedstawiamy 4 najczęściej popełniane błędy podczas wdrożenia:

1. Nieprawidłowo określony zakres wdrożenia,
2. Niedoszacowany czas na wdrożenie,
3. Duża liczba zmian w trakcie trwania projektu,
4. Błędnie określone procesy,
5. Pomijanie wpływu integracji systemów zewnętrznych na proces wdrożeniowy.

A teraz w kilku słowach postaramy się odpowiedzieć na pytanie, jak uniknąć tych błędów:

• Nieprawidłowo określony zakres wdrożenia – Pierwsze spotkanie często jest bardzo intensywne, a wynikiem jest opis potrzeb klienta w formie luźnych notatek. Zbyt często wykorzystuje się je później jako bazę do stworzenia zakresu wdrożenia. Postaraj się podzielić ten proces na dwa etapy. W pierwszym etapie na poziomie ogólnym określ, czego potrzebujesz i jaki cel chcesz osiągnąć. W drugim etapie skup się na jak największej liczbie szczegółów.
• Niedoszacowany czas na wdrożenie – W dużej mierze ten błąd wynika z pierwszego. W procesie przygotowania do wdrożenia uwzględnij bezpieczny margines błędu, który pozwoli zaplanować ewentualne opóźnienia – które prawdopodobnie się pojawią.
• Duża liczba zmian w trakcie trwania projektu – Duża liczba zmian może wynikać z błędnie określonego zakresu wdrożenia. Ważne jest, aby wszystkie elementy zakresu były dobrze zaplanowane, co pozwoli ograniczyć zmiany w trakcie projektu do minimum.
• Błędnie określone procesy – Budowanie procesów wymaga szczególnej uwagi i dokładnej znajomości zagadnienia. Zalecamy wprowadzenie podwójnej weryfikacji procesu: najpierw stworzenie dokumentacji z kierownikiem działu lub magazynu, a potem jej weryfikację z operatorami odpowiedzialnymi za proces.
• Pomijanie wpływu integracji systemów zewnętrznych na proces wdrożeniowy – Integracja z pozostałymi systemami IT w firmie jest często traktowana jako osobny projekt lub najmniej istotna część głównego projektu. Jest to jeden z najczęstszych powodów opóźnień. Podczas planowania należy traktować wszystkie elementy z takim samym poziomem uwagi.