O czym będzie ten wpis?
O procesach biznesowych w firmach: czym są, jak je budować, utrzymywać oraz dlaczego uważamy je za jeden z najważniejszych elementów wdrożenia oprogramowania. W tym wpisie skupimy się na następujących zagadnieniach:
- Budowanie procesów,
- optymalizacja procesów,
- Zarządzanie procesami,
- procesy a wskaźniki.
Budowanie procesów
Procesy w firmie są obecne od zawsze, choć nie zawsze podchodzimy do ich planowania i analizy w sposób świadomy. Odpowiednie podejście do tego elementu może obudzić potencjał do optymalizacji, automatyzacji i skalowania Twojego biznesu.
Aby zbudować kompletny proces, będziemy potrzebować kilku kluczowych elementów:
- narzędzi do dokumentowania procesu,
- osoby odpowiedzialnej za proces,
- osoby odpowiedzialnej za przerysowanie wiedzy o procesie na dokumentację procesową,
W naszej codziennej pracy do rysowania procesów wykorzystujemy notację BPMN 2.0, która jest standardem opisu procesów biznesowych, pozwalającym precyzyjnie określić ich przebieg.
Dlaczego rozdzieliliśmy odpowiedzialność za rysowanie procesu od osób odpowiedzialnych za sam proces? Ponieważ rysowanie procesu wymaga wiedzy z zakresu dokumentowania procesów w określonych formatach. Dużo szybciej i efektywniej będzie zlecić narysowanie procesu osobie przeszkolonej w tym zakresie, niż szkolić cały zespół z rysowania procesów.
Tworzenie dokumentacji procesowej składa się z kilku etapów:
- Wywiad na temat procesu z osobami zarządzającymi procesem (kadry kierownicze, osoby zarządzające itp.),
- Wywiad na temat procesu z osobami odpowiedzialnymi za jego wykonanie (magazynierzy, księgowi, biuro obsługi klienta itp.),
- tworzenie pierwszej wersji procesu,
- konsultacje wewnętrzne,
- wdrożenie poprawek,
- Zatwierdzenie dokumentacji procesowej.
Konsultacje wewnętrzne oraz wdrożenie poprawek najczęściej odbywają się w kilku cyklach. Po akceptacji dokumentacji jest ona przekazywana osobom odpowiedzialnym za zarządzanie procesem oraz wykonanie procesu.
Optymalizacja procesów
Optymalizacja procesów to działanie mające na celu doprowadzenie procesu do najbardziej efektywnej i jednocześnie najprostszej wersji. Najczęściej stosowaną metodą optymalizacji procesów jest optymalizacja ciągła, która opiera się na cyklu:
- zaprojektowanie optymalizacji,
- konsultacje,
- testy optymalizacji,
- wdrożenie poprawek,
- wdrożenie zoptymalizowanej wersji procesu
Utrzymywanie tego podejścia ma dodatkowe korzyści, takie jak wdrażanie w firmie kultury ciągłego doskonalenia.
Zarządzanie procesowe
W tej metodologii skupiamy się na przeniesieniu całości zarządzania organizacją na procesy. W tym celu opracowywana jest pełna dokumentacja procesowa, która podlega stałemu monitoringowi oraz optymalizacji. Ten sposób zarządzania ma swoje wady i zalety. Jedną z największych zalet jest przygotowanie biznesu do skalowania już od początku jego istnienia (lub od momentu wdrożenia tej metodologii zarządzania).
Bardzo często za wadę takiego systemu zarządzania uznaje się dystans, który może powstać między organizacją a ludźmi w niej pracującymi. Może się wydawać, że zarządzanie procesowe zniweczy wpływ ludzi na funkcjonowanie firmy, na rzecz procesów. Nic bardziej mylnego. Ta metodologia zarządzania sprawia, że zespoły są bardziej skoncentrowane na najważniejszych elementach swojej pracy. Dodatkowo dostarczana jest dokumentacja procesowa oraz wskaźniki, które pozwalają ocenić efektywność podejmowanych działań.
Wskaźniki
Często zadawanym pytaniem podczas wdrożenia systemu ERP(o samym systemie możesz przeczytać tutaj) jest, jak mierzyć efektywność pracy i czy taki system to umożliwia. Oczywiście, że tak! Wykorzystywane do tego są wskaźniki, czyli liczby, które mają pomóc w określeniu efektywności danego procesu.
Wszystkie wskaźniki mogą być mierzone w systemach ERP, ale same w sobie są bardziej związane z procesem. Ich implementacja w systemie polega głównie na wyliczeniu wartości samego wskaźnika oraz na pilnowaniu, aby był utrzymywany na odpowiednim poziomie. Poniżej przedstawiamy kilka praktycznych przykładów wskaźników oraz ich mierzenia.
Firma A, sprzedająca swoje towary przez internet, chciała dowiedzieć się, jak często paczki są wysyłane na czas. Z dostępnych danych mieliśmy: datę złożenia zamówienia, datę, do kiedy paczka powinna zostać wysłana, oraz datę wysyłki z magazynu. Okres mierzenia miał zamknąć się w jednym tygodniu kalendarzowym. Wskaźnik efektywności wyglądał następująco:
Wskaźnik efektywności = (paczki wysłane na czas / wszystkie paczki) * 100
Jeśli w danym tygodniu było 100 paczek, a 95 z nich zostało wysłanych na czas, obliczenie wskaźnika efektywności wygląda następująco:
Wskaźnik efektywności = (95 / 100) * 100 = 95%
W tym przypadku wskaźnik efektywności wyniósł 95%. Jeśli założona norma wysokości wskaźnika to co najmniej 95%, to wskaźnik jest na granicy normy.
Podsumowanie
Procesy biznesowe są fundamentem sprawnego funkcjonowania każdej organizacji. Ich odpowiednie zaprojektowanie, optymalizacja i stałe doskonalenie to klucz do efektywności, automatyzacji i skalowania biznesu. Dzięki wdrożeniu skutecznego zarządzania procesami, organizacje mogą nie tylko poprawić swoje wyniki, ale również stworzyć kulturę ciągłego doskonalenia. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak usprawnić procesy w Twojej firmie i zwiększyć efektywność działania, skontaktuj się z nami. Z chęcią pomożemy w opracowaniu optymalnych rozwiązań dostosowanych do Twoich potrzeb.